Volledig inzicht in debiteurenbeheer: live, transparant en effectief
Binnen property management is goed debiteurenbeheer essentieel. Toch blijkt het in de praktijk vaak lastig om hier echt grip op te houden. Veel organisaties werken nog met periodieke rapportages over huurachterstanden. Op het moment dat deze rapportages beschikbaar zijn, is de informatie vaak al verouderd.
Voor één van onze klanten was dit precies de aanleiding om het anders te willen organiseren toen zij overstapten naar een nieuwe property manager.
Van periodieke rapportages naar realtime inzicht
De klant liep tegen een herkenbaar probleem aan. Rapportages over huurachterstanden werden slechts periodiek gedeeld en boden daardoor onvoldoende mogelijkheden om tijdig bij te sturen. Voor asset managers is juist actuele informatie cruciaal. Wanneer zij bijvoorbeeld in gesprek zijn met een huurder, willen zij direct kunnen zien wat de actuele status van een openstaande vordering is.
Daarnaast gaf de bestaande rapportage weinig inzicht in welke acties daadwerkelijk werden ondernomen om achterstanden te incasseren. Het ontbrak aan transparantie in het opvolgingsproces.
Slimme dashboarding vanuit property accounting
Vanuit onze property accounting afdeling hebben wij dit opgelost met slimme dashboarding. Hiermee is het volledige proces van debiteurenbeheer inzichtelijk en transparant gemaakt.
De klant heeft nu op ieder moment live inzicht in de actuele huurachterstanden. In plaats van te wachten op een rapportage of informatie op te vragen, kan de klant eenvoudig inloggen op het dashboard en direct zien wat de stand van zaken is. Zo beschikt de asset manager altijd over de juiste informatie op het moment dat die nodig is.
Transparantie in acties en opvolging
Naast de financiële cijfers maakt het dashboard ook inzichtelijk welke acties worden ondernomen om achterstanden terug te brengen. Zo kan de klant precies zien wanneer herinneringen aan huurders zijn verstuurd. Ook worden korte verslagen van contactmomenten rondom openstaande vorderingen vastgelegd.
Hiermee maken wij niet alleen de cijfers zichtbaar, maar ook het werkproces erachter.
Van black box naar volledige transparantie
Dankzij deze aanpak is debiteurenbeheer geen black box meer. Het proces is volledig transparant en de klant heeft continu inzicht in de voortgang. Hierdoor kan sneller worden geschakeld en ontstaat tegelijkertijd vertrouwen in de manier waarop opvolging plaatsvindt.
De resultaten laten zien dat deze aanpak werkt. Dankzij deze werkwijze zijn de huurachterstanden voor deze klant met 80 procent teruggebracht.
Voor onze property accounting afdeling bevestigt dit dat goed financieel management verder gaat dan alleen rapporteren. Het draait om actueel inzicht, duidelijke opvolging en volledige transparantie. Zo houden onze klanten altijd grip op hun portefeuille.
Wilt u meer weten over hoe wij met slimme dashboarding en transparant debiteurenbeheer grip creëren op huurachterstanden? Neem dan contact op met Lennard Haanstra.
E: lennard.haanstra@springrealestate.com
T: +31 (0)20 658 95 98
